PARA第五部分:如何制作项目清单(Part5.The Project List Mindsweep)

PARA第五部分:如何制作项目清单(Part5.The Project List Mindsweep)

内容简介: 本文介绍了如何通过制作项目清单,掌控日常工作生活中的所有项目,不再为事情太多、难以分辨轻重缓急、遗漏重要的事情而抓狂。

全文3846字,阅读大约需要9分钟。

译者序:

我们大多数人都认同:重要的事情要优先做。

但实际上是:因为各种原因,总是先做 催的紧、容易做的事情。

而且,可能会有这种感觉:要做的事情太多,好累;回头一看,最重要的事情常常没时间做。

解决这个问题常见的把事情分成4类:紧急且重要、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要。 个人使用过一段时间,发现不适合自己:太麻烦,费脑且费时。

针对上面的问题,在这篇文章中,生产力专家蒂亚戈 福特给出了一套解决方案:做项目清单,并且按照 项目 的重要性排序,而不是根据 任务 的重要性;每周更新一次项目清单。

译文正文:

欢迎来到 “ 项目清单大扫除”:这一章将一步一步地,详细帮你确认工作和生活中的项目。

项目清单实际上是一个自己想要目标或成果的清单。把所有的项目都放在一个清单里,可以把它作为一个仪表盘,一目了然掌握所有项目的进度。

大多数人都无法拿出一个完整的、赖以生存的项目清单。然而他们会告诉你:他们非常忙。创建一个清晰的项目清单,可以让你有信心地去决定:某件事是否要去做。

一旦你知道了你的能力范围,就能够有意识地、战略性地做出决策,而不是被动地去应对。

我们内心常常会抵触:把所有的项目都写下来。因为看到这么多项目在一起的时候,会让自己感到不知所措。

但是,不假思索地收集所有项目,是重新获得控制感的第1步。你本来就要做这些项目,我们只是创建一个工具帮你来管理这些项目。

可以按照下面的说明来创建项目清单。点击这里查看印象笔记模板,可以帮助你进行操作。

(详细的模板,在文章的最后面)

正式项目清单

项目(Project)成果(Outcome)截止日期(Deadline)
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.
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……

”项目(project)“ 的定义

首先,我们要明确”项目“的定义。

”项目“ 可以指代很多东西:改造家里的浴室可以称作一个项目,价值数百亿的探月工程也能称作是一个项目。

我们采用这样的”项目“定义:需要不止一个工作步骤才能完成的、完成后有你想要的结果的事情。

这个定义迫使我们承认这样一个现实:即使是最简单的结果–如 “购买耳机 “或 “准备会议”–通常也需要许多步骤。当然, 不能用宝贵的大脑去跟踪这些步骤,可以用一个外部工具去跟踪它们。

项目清单可以为我们记住所有步骤,我们只需要专注于下一个行动。

大多数人发现,坚持这个定义会产生一个大约包含20-40个项目的清单。这就是为什么我们要使用一个外部工具–而不是我们的大脑!

第1步:将你认为可以成为项目的所有东西进行一次头脑风暴

这里是一些需要注意、考虑的地方:

你的想法

有什么事情让你担心,而你却没有花时间去把它确定为一个项目?什么事情占用的心力超过了预期?有哪些必须要做,且会获得收益的项目,但是你却没有持续跟进?

例如。”我的背很疼” => 挂专家号去医院看一下

日历

看看过去几周的情况:你需要跟进哪些事情?哪些事情需要收尾?你想从已经发生的事件中创建什么项目?

展望未来几周:什么需要计划和准备?哪些事情需要设定目标?你需要和谁叙旧?

例如:”我需要弄清楚:在团队外出活动中要做什么” => 计划团队外出活动的日程

待办事项清单

你已经采取了哪些行动?这些行动实际上是你尚未确定的、更大项目的一部分吗?

例如。”我需要跟进房屋清洁工” => 找到清洁工,并安排每周清洁时间

议程

哪些沟通或行动,实际上是更大项目的一部分?

例如:”我需要给琳达回电话” => 和琳达一起开展销售活动

公文包/手袋/皮夹/钱包

你保存了哪些可以提醒你采取某些行动的物件?哪些东西因为项目所需,没有被扔掉?

例如:公文包里的名片 => 与会议上的潜在承包商联系

物理环境

环顾你的办公室、家、汽车或办公桌:哪些实物代表你还没有确定的项目?

办公桌上的文件 => 打包好文件,并邮寄给商业伙伴

电脑

看看你的电脑桌面、下载文件夹、文档文件夹、书签、电子邮件、打开的浏览器标签:因为它是项目的一部分而保留吗?

例如:PDF文章 => 阅读文章草稿,并给合著者提反馈意见

流程或程序

在工作或生活中,哪些流程可以更有效、更精简、更有目的性?经常做的哪些事情花费时间太长,原因是事情太难,还是没有经过深思熟虑?

例如:买菜 => 收集主要日用品清单,并计划好日期,定期购买。

创造性的机会

你想学习、发展、建造、投入、追求、开始、探索或玩什么项目?

例如:提高班的传单 => 查找和安排提高的课程

学习新技能

你想学习哪些技能?你想开始哪些兴趣爱好?什么样的项目可以促进你的职业发展,或使你的生活更有趣或更有意义?

例如:购买在线课程的确认邮件 => 完成在线编程课

在这个阶段,不要担心项目的确切定义。在下一步,我们将决定如何处理这个最初的头脑风暴。

第2步:整理和完善你的清单

一些需要考虑的选项:

删除任何明显不是项目的东西

有时候,只需写下来,就能发现它们不是你想要的东西。

合并与同一结果相关的项目

“清理旧电脑 “和 “研究新电脑 “可能是同一个项目 “购买新电脑 “的一部分。

如果一个项目可以用日历条目来代替,就把它添加到你的日历中。

例如,”去机场接妹妹 “其实不需要主动跟踪。在那天看到日程表,去执行就好了。

把 “将来/可能 “的项目移到列表的底部

保持对这些未来项目的跟踪,但不要让它们扰乱你当前的清单。

第3步:确定每个项目的预期结果

浏览清单上的每个项目,问问自己:对这个项目的期望结果是什么?如何才能让这个项目取得杰出的成就?

我建议用现在时来写这些期望的结果,以便更好地规划、推进项目。

  • 项目:安排预约医生 => 结果: 背部疼痛得到解决,我可以在没有不适的情况下睡觉了
  • 项目:计划团队的外出活动议程 => 结果: 团队明确了需要完成的任务,确定和分配了下一步行动目标。
  • 项目:与琳达一起制定销售活动 => 成果: 销售活动得到执行团队的批准,预算得到分配,并向团队介绍了情况。

添加一个日期

预期结果必须要有一个日期。

清单上的每一个项目都需要有一个具体的最后期限或时间框架,不能留任何混淆的余地(如 “在2017年6月30日前”,”在2017年底前”,或 “在2017年第三季度末”)。

这种方法可以用来测试:这是否是一个真正需要投入时间的项目。

即使是任意写的一个日期,它也能提醒你检查项目进展,重新评估执行方法。

为你清单上的每个项目添加一个目标完成日期。

使用包含明确动作的动词

我们正在寻找一个描述完成(DONE)的动词:最终确定(finalize)、提交(submit)、交付(deliver)、完成(complete)、发送(send)、澄清(clarify)、组织(organize)、更新(update)、实施(implement)、解决(resolve)、重组(reorganize)、设计(design)、推出(roll out)、安装(install)、设置(set up)、发布(publish)或完成 (complete)。

如果你发现自己使用了诸如管理(manage)、监督(oversee)、确保(ensure)或最大限度(maximize)的动词,这可能是一个领域,而不是一个项目。

项目必须是一些短期内发生的事情,这样才能把它标记为“完成”。

如果你看到某个项目没有包括明确动作的动词,现在就把它们加进去。

第4步:按项目设置清单的优先次序

大多数人根据单个任务设置优先次序。

这种方法的问题是:只需要一个电话、一封电子邮件或一个新的信息就可以完全改变优先次序。在你的一天和一周中,优先事项是不断变化的。

我们花了很多时间,来确定任务的优先顺序,但是它可能随时变动,这不是浪费时间吗?

但是,确定项目的优先次序后,情况就大不相同了。

项目的进展要慢得多,即使有紧急情况,也不会改变其优先次序。

花时间明确哪些项目是最重要是值得的,

我们要花时间确定哪些项目是最重要的:因为在一周内,它不太可能有很大的变化。

每周都要重新对项目清单按照重要性排序。

这通常是在每周的开始做,以便其它时间可以把注意力集中到最重要的项目上,而不会被其它项目分散注意力。

凭直觉判断每个项目在本周应该占用你多少心理带宽,并对你的清单进行相应的分类。

凭直觉判断每个项目本周需要投入的精力,并且对清单进行相应的排序。

第5步:评估你的项目清单

项目清单里,是否包含你想要的所有结果?

鸟瞰整个清单:

它是否准确地代表了你目前的优先事项、兴趣、价值观和长期目标?

在哪个领域里的项目太多?哪些成果或目标对你很重要,但是却没有安排相应的项目?哪些地方花费了时间、精力,但是却没有明确的目标或结果?

对于那些根本不清楚的地方,退一步问:”我在这里真正要完成的是什么?”或 “这与哪个更大目的标有联系?”

有了这个完整的清单在你面前,应该取消、推迟、重新谈判或明确哪些项目?

结论

有了清晰完整的项目清单,你现在就可以去做该做的事情,不必担心会漏了什么重要的事情。

你可以把大部分注意力,都集中在最重要的项目上,同时还能关注其它项目。

任何时候,如果你觉得自己思路不清晰、不知道重点在哪里的时候,可以通过项目清单来确定优先级。

你还可以进行“每周回顾”,每周检查项目情况并更新项目清单。如果你从一个更冷静、更平衡、远离工作混乱的角度看问题,会发现更容易保持整个星期的有条不紊。

附录:项目清单大扫除模板 V-2.0

第1步:对你认为可以成为项目的所有东西进行一次头脑风暴

通过对你认为可以成为项目的所有东西进行 “头脑风暴”,开始项目清单制作练习。不要判断、不要过滤。把它们写在“正式项目清单”里。

可以通过“项目清单提示”来帮助你,

项目清单提示

在下表中的第一栏中列出活跃的项目(Active projects)。

正式项目清单

项目(Project)成果(Outcome)截止日期(Deadline)
.
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……

第2步:整理和完善你的清单

现在要整理和完善你的初始清单了。以下是可以考虑做的几件事:

  • 删除任何明显不是项目的东西
  • 合并与同一结果相关的项目
  • 如果一个项目可以用日历条目来代替,就把它添加到你的日历中
  • 把 “将来/可能 “的项目移到列表的底部

第3步:确定每个项目的预期结果

浏览清单上的每个项目,问问自己:对这个项目的期望结果是什么?要想让这个项目成功,需要做什么?在上面“正式项目清单”的第二栏中写上期望的结果。

接下来,在第三栏中为你清单上的每个项目添加一个完成日期。即使它没有一个确切的截止日期,这个日期也将作为一个检查点。

第4步:按项目设置清单的优先次序

将上面的列表从最高到最低的优先级重新排列

第5步:评估你的项目清单——项目清单里,是否包含你想要的所有结果?

当看到完整的项目清单时,需要问自己的问题:

  • 清单是否准确地代表了你目前的优先事项、兴趣、价值观和长期目标?
  • 在哪个领域里的项目太多?
  • 哪些成果或目标对你很重要,但是却没有安排相应的项目?
  • 哪些地方花费了时间、精力,但是却没有明确的目标或结果?
  • 应该取消、推迟、重新谈判或明确哪些项目

注释:

  1. PARA第5部分:项目清单大扫除 PARA Part 5: The Project List Mindsweep英文原文:https://fortelabs.com/blog/p-a-r-a-v-the-project-list-mindsweep/
  2. 印象笔记模板链接:https://www.evernote.com/shard/s204/client/snv?noteGuid=9360e11b-652f-4a65-98da-499a3f687197&noteKey=0dac3edbafcd3320&sn=https%3A%2F%2Fwww.evernote.com%2Fshard%2Fs204%2Fsh%2F9360e11b-652f-4a65-98da-499a3f687197%2F0dac3edbafcd3320&title=Project%2BList%2BMindsweep%2Bv2.0%2Btemplate
  3. 参考译文:https://www.notion.so/PARA-Part-5-The-Project-List-Mindsweep-Forte-Labs-0f0b755d109546969159f2e7bfe31e09

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